Бюджетный процесс

Бюджетный процесс – это план мероприятий, отражающих регламент выполнения взаимозависимых действий (осуществляемых последовательно или параллельно), которые направлены на оперативное согласование, актуализацию и контроль исполнения бюджетов в рамках выбранной модели бюджетирования.

Настройка регламента осуществляется при формировании плана подготовки бюджетного процесса, состоящего из отдельных этапов. Этап определяет, что именно будет введено (какой бюджет будет введен) и сколько это займет времени. Непосредственное выполнение этапов бюджетного процесса осуществляется при помощи регистрируемых на их основании бюджетных задач.

Под задачей подразумевается последовательность операций, направленных на своевременное (нормативное) выполнение того или иного этапа бюджетного процесса, закрепленного за конкретным ответственным лицом (Бюджетирование и планирование – Бюджетный процесс – Мои бюджетные задачи). При этом формирование задач бюджетного процесса может осуществляться как в автоматическом режиме в соответствии с настроенным в регламентном задании расписанием, так и вручную.

Выбор варианта формирования осуществляется непосредственно в Модели бюджетирования при помощи соответствующих переключателей на закладке Бюджетный процесс. Дополнительно при помощи ручного варианта управления бюджетным процессом осуществляется пересчет ранее пройденных бюджетных процессов. Настройка групп этапов и самих этапов бюджетного процесса производится в модели бюджетирования по гиперссылке План подготовки бюджетов.

Выполнение бюджетных задач в рамках выбранной бюджетной модели может быть осуществлено с отсрочкой в календарных или рабочих днях. Причем на основании исходной задачи пользователь может сформировать связанную задачу, предназначенную для других исполнителей (например, в рамках задания на проверку бюджета создать поручение на корректировку плана). В этом случае выполнение основной задачи будет возможно только после выполнения всех связанных задач.

При выполнении этапов бюджетного процесса предусмотрены следующие виды бюджетных задач:

■ Ввод бюджетов – формируется задача на ввод документа Экземпляр бюджета с указанными в настройках действия видом бюджета, сценарием и объектами детализации (организация и/или подразделение).

■ Ввод плана – формируется задача на ввод документов План продаж, План производства или План закупок (в зависимости от указанного типа плана).

■ Утверждение бюджетов (доступно при условии установки одноименного флажка в модели бюджетирования) – формируется задача на утверждение экземпляров бюджетов или планов, созданных в рамках двух описанных ранее задач.

■ Установка значений нефинансовых показателей – формируется задача на ввод значений нефинансовых показателей (с возможностью использования шаблонов).

■ Повтор группы этапов – формируется задача на повтор выбранной группы этапов в рамках сценария, организации и/или подразделения.

■ Прочее – формируются произвольные задачи, связанные с анализом, контролем и аудитом процессов исполнения бюджетов.

В случаях, когда для разных моделей бюджетирования в статусе Действует установлены различные временные периоды, все Бюджетные задачи в рамках рабочего места Процессы подготовки бюджетов будут доступны для каждой из данных моделей, но будут ограничены рамками того периода, который установлен для модели, используемой по умолчанию.

При настройке этапа по подготовке сложноструктурированных бюджетов (действие Ввод бюджетов) предусмотрена дополнительная оптимизация, которая заключается в возможности добавления нескольких видов бюджетов (с разными аналитиками планирования) в момент проектирования этапа бюджетного процесса.

В момент первичной настройки дополнительно уточняются виды бюджетов, которые потребуется ввести, сценарии и необходимые аналитические разрезы планирования. При этом настройки могут быть заданы индивидуально для каждого вида бюджета или заимствованы из других видов бюджетов.

На этапе подготовки бюджетных форм возможно уточнение бюджетного отчета, который будет являться контрольным. Например, для бюджетов в разрезе магазинов контрольным может являться консолидированный бюджет по торговой сети. При помощи контрольного отчета данные могут быть дополнительно декомпозированы в разрезе сценария, организации, подразделения, валюты, а также дополнены данными из неутвержденных бюджетных форм (в последнем случае потребуется использование механизмов согласования бюджетов).

На форме бюджетной задачи расположена команда Обновить отчет с целью переформирования контрольного отчета. Потребность в обновлении отчета может возникнуть после внесения изменений в связанные с задачей документы, которые влияют на данные контрольного отчета.

Для удобства управления планируемой последовательностью этапов и процессом формирования бюджетных задач этапы могут быть объединены в группы. Группы определяют один из способов выполнения бюджетных задач: последовательно или параллельно. При этом группы могут быть вложены одна в другую и содержать общую настройку периодичности – например, в годовой группе находятся группы по кварталам, а в них – группы по месяцам.

Для управления последовательностью выполнения этапов и, соответственно, процессом формирования бюджетных задач для каждого этапа указываются:

■ правила формирования первой задачи, а именно точка отсчета (до начала периода, после начала периода, до окончания периода, после окончания периода) и количество дней (календарных или рабочих) от точки отсчета;

■ порядок выполнения этапов в рамках группы: последовательно или параллельно. Порядок выполнения распространяется на все этапы, относящиеся к данной группе. Если в рамках группы несколько этапов должны выполняться с другим порядком, то такие этапы выделяются в подчиненный с отличным порядком выполнения;

■ периодичность выполнения этапов – регулируется флажком Периодическая с указанием периода для повторения задания («месяц» – ежемесячно, «квартал» – ежеквартально и т. д.). Если флажок снят, то задача по данному этапу будет сформирована разово.

При записи процесса подготовки бюджетов осуществляется проверка периода, указанного на закладке Основное, на соответствие периоду действия модели бюджетирования, выбранной в карточке процесса подготовки бюджетов. При несоответствии периодов система выдаст сообщение об этом.

Для бюджетных задач, как части бюджетного процесса, предусмотрено право (для назначенных пользователей) на изменение данных в соответствии с указанными параметрами (измерения, аналитики, период планирования) – при условии, что даты запрета не используются (НСИ и администрирование – Поддержка и обслуживание – Регламентные операции – Даты запрета изменения), т. е. все периоды запрещены, кроме тех, что указаны в задаче.

В случае совместного использования дат запрета и бюджетных процессов ввод экземпляров бюджетов возможен только в периодах планирования позже даты запрета изменений и при наличии незавершенной бюджетной задачи.

В процессе подготовки бюджетов может возникнуть ситуация, когда необходимо заменить исполнителя.

Для замены исполнителя необходимо открыть Процесс подготовки бюджетов, который находится в статусе Выполняется, перейти на закладку Процессы (Выполняется), с помощью кнопки Заменить исполнителя в контекстном меню произвести замену, заполнив поля Заменить исполнителя, на исполнителя. Замена исполнителя не производится в этапах процесса, по которым задача выполнена.

Необходимая оперативность выполнения бюджетных задач ответственными лицами достигается при помощи механизма автоматического оповещения с использованием e-mail.

Доступность использования оповещений регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Бюджетирование и планирование – Бюджетирование – Использовать оповещения для задач бюджетирования.

Для отправки ответственным за выполнение бюджетных задач лицам предусмотрены следующие виды оповещений:

■ поступление новой задачи;

■ приближается срок исполнения новой задачи;

■ просрочено исполнение задачи.

При отправке оповещений по электронной почте доступно использование различных вложений, которые могут быть прикреплены в виде файлов как к бюджетной модели, так и к этапу подготовки бюджетного процесса.

Первая задача по бюджетному процессу формируется при записи модели бюджетирования в статусе Действует. Непосредственное управление бюджетным процессом осуществляется при помощи отдельного рабочего места Бюджетирование и планирование – Бюджетный процесс – Монитор бюджетных процессов.

Монитор бюджетных процессов – рабочее место, представляющее собой группу отчетов, отображающих текущее состояние этапов бюджетного процесса и прогноз их выполнения. В группе представлены следующие варианты отчетов:

■ Обзор бюджетного процесса;

■ Задачи по периодам;

■ Задачи по исполнителям.

Данное рабочее место позволяет в удобном для пользователя формате (диаграмма Ганта) визуально контролировать ход выполнения запланированных бюджетных задач. При помощи монитора бюджетных процессов осуществляется оценка планового и фактического времени, необходимого для исполнения задач, с прогнозом завершения бюджетного процесса при наличии отклонений от планов (флажок Отображать прогноз).

Одной из ключевых возможностей рабочего места является оперативная локализация конфликтов при назначении нормативных сроков исполнения бюджетного процесса. Например, процесс планирования инвестиционного бюджета на следующий месяц не будет завершен к его началу. При этом запланированные к выполнению этапы будут выделены на диаграмме синим цветом, просроченные задачи – красным, а прогноз по выполнению этапов в будущем – желтым.

Основными показателями монитора бюджетного процесса являются:

■ План – отображаются только планируемые к выполнению этапы бюджетного процесса;

■ Факт – отображаются только фактически сформированные задачи;

■ План-факт – отображаются планируемые и фактические задачи.

Рабочее место ориентировано в первую очередь на большое количество используемых видов бюджетов и сотрудников, вовлеченных в процесс их подготовки и заполнения. При условии применения подхода к настройке бюджетных форм «от простого к сложному» (например, подготовка бюджетов осуществляется централизованно плановым отделом) процедура построения этапов бюджетного процесса является опциональной и может не выполняться.

Непосредственно из рабочего места возможна оперативная корректировка длительности выполнения этапов бюджетного процесса, а также формирование бюджетных задач.

Кроме возможности общего контроля выполнения этапов бюджетного процесса предоставляется возможность оценки загруженности персонала, вовлеченного в бюджетный процесс, а также анализа объемов поставленных пользователям задач.

Для осуществления контроля над выполнением бюджетного процесса предназначены отчеты:

■ Статистика по выполнению задач бюджетного процесса – сводный анализ эффективности прохождения бюджетного процесса;

■ Задачи бюджетного процесса – статистика выполнения задач по исполнителям.

Для появления графика по новой бюджетной модели в мониторе бюджетирование должны быть соблюдены следующие условия:

■ Модель бюджетирования действует и ее период действия входит в отчет;

■ Настроен НСИ и администрирование  - Предприятие - График работы предприятия на нужный период (если планирование идет в будущее);

■ По модели отработало фоновое задание создания задач, либо создан документ Процесс подготовки бюджета, если в модели стоит ручной запуск.